Al fine di mappare lo stato attuate dell’azienda, il cosidetto stato AS-IS, la cui traduzione significa ‘così com’è’ ed intende come, al momento dell’analisi, si svolgono processi e procedure aziendali viene impiegata la metodologia che segue l’approccio della Lean Production secondo il sistema TPS (Toyota Production System) attraverso la stesura della VSM con il valore aggiunto di grafici BPMN. Per meglio identificare le esigenze di dettagli si esegua anche un’analisi sugli sprechi.
In tale scenario si avrà una visione complessiva dell’azienda sia dal punto di vista grafico, in modo da avere diretta percezione su alcune relazioni, sia dal punto di vista operativo identificando i punti dove sorgono i problemi con le relativeinefficienza.
Lo strumento principale è risulta essere la stesura della VSM, acronimo di Value Stream Mapping che significa ‘ mappatura del flusso di valore’ poichè si focalizza sul flusso a valore ovvero quelle attività che assorbono risorse e aggiungono qualcosa al prodotto. Questo strumento ci fornirce una fotografia dall’alto dello stato delle cose definendo in particolare i seguenti macroaspetti:
- Processo produttivo sintetizzando le varie fasi attraverso indici caratteristici e relazioni tra i vari processi;
- Interlazione e correlazione tra le principali aree aziendali includendo acquisti, vendite, logistica, controllo qualità, manutenzione;
- Il flusso di informazioni e le modalità in cui vengono scambiare al fine di ridurre le perdite di tempo;
- Modalità di movimentazione e gestione dei flussi del personale.
Al tal scopo di userà una forma grafica sintetica che attraverso precise icone ci garantisce una visione globale d’insieme. La definizione della VSM passa attraverso sedute di discussione, analisi sul sito e meeting di cordinamento in modo da coinvolgere tutte le figure nel processo di cambiamento. Ebbene sì, migliorare un assett aziendale significa cambiare modificando abitudini e procedure inefficienti, equipaggiando gli operatori con la strumentazioni giusta, assicurandosi che il team produttivo segua precise regole e procedure universali, gestendo in maniera diversa aspetti gestionali faraginosi. Tutto ciò richiede un evitabile cambiamento che può riguardare le modalità di lavoro, le prodcedure, i compiti dei vari dipendenti, disposizioni e ricollocamenti, riorganizzazione layout ecc
Per riuscire ad ottenere risultati e raggiungere obiettivi non ci può essere un’unica e definita ricetta poichè ogni azienda ha problematiche ed esigenze diverse, di conseguenza la fotografia che bisogna fare deve essere caratterizzata dagli aspetti peculiari della specifica organizzazione.
Questo strumento risulta essere indispensabile per una serie di motivi, in particolare:
- Permette di visualizzare schematicamente e in contemporanea, sia i singoli passaggi sia l’intero flusso produttivo. In questo modo sarà possibile individuare non solo gli sprechi, ma anche i loro effetti sull’intera catena di produzione, permettendo una più agile individuazione delle priorità di intervento. Ogni fase è chiaramente sotto gli occhi di tutti gli osservatori in modo da capire anche le relative correlazioni che generano le forme di inefficienza. Questo ci permette anche di focalizzare le discussioni sui problemi con la diretta presenza delle varie figure rappresentati le diverse aree coinvolte;
- Porre le basi per un processo di miglioramento a lungo termine;
- Aggiornare le figure direttamente coinvolte sull’attività;
- Evidenziare punti critici con potenziali interventi di miglioramento;
- Avvisi e proposte per migliorare le aree di inefficienza e l’impatto sulle attività correlate.
Tale VSM si presenterà nella seguente forma grafica e su cui di andranno ad evidenziare gli aspetti rievanti:
Per una più approfondita indagine dello stato attuale delle cose utilizziamo anche altri strumenti di supporto a seconda delle caratteritiche specifiche dell’azienda. Sicuramente lo strumento secondario che più impieghiamo è il BPMN (Business Process Modeling Notation) per consentirci di definire i diagrammi di flusso relativi ai processi aziendali dall’inizio alla fine delle fasi di un processo per mezzo della notazione grafica titpica di un Business Process Diagram. Risulta essere un elemento chiave per la gestione dei processi aziendali poichè illustra visivamente una sequenza dettagliata di attività commerciali e flussi di informazioni necessari per completare un processo attraverso quelli che sono gli elementi princiapali:
- gli oggetti di flusso (eventi, attività, gateway);
- gli oggetti di collegamento (flusso di sequenza, flusso di messaggi, associazione);
- le swim lane(pool, lane);
- gli artefatti (oggetto di dati, gruppo, annotazione).
Lo scopo è creare modalità per migliorare l’efficienza, tenere conto delle nuove circostanze o ottenere un vantaggio competitivo. I diagrammi vengono utilizzati per comunicare concetti a un pubblico diversificato, sia non tecnico che tecnico e i modelli secondari consentono ai diversi spettatori di differenziarsi facilmente tra le sezioni del diagramma, trovando ciò che è più applicabile a loro.
Nel processo di mappatura e analisi iniziale risulta anche fondamentale definire un template di sintesi che rappresenta le attività necessarie per ottimizzare i processi. Tale attività vengono divise per area di intervento, su una stima di costo e su una stima in termini di tempo per le relative realizzazione. Con questo documento si vanno a riportare tutte le inefficienze e le modalità per eliminare il problema, evidenziate nella precente fase di mappatura.
Questa fase iniziale garantirà all’azienda di capire lo stato in cui operano, le modalità in cui stanno svolgendo il loro lavoro evidenziando cosa e dove migliorare al fine di eliminare quali problemi e come la risoluzione di queste problematiche impatterà, in termini positivi, sulle attività connesse. Si capiranno le potenzialità dell’azienda se operasse in condizioni migliori e i vantaggi che si potrebbero ottenere da un percorso di miglioramento.
Garantisce all’executive team e ai responsabili di avere maggiore percezione e controllo sul complesso aziendale e non sulle singole fasi in cui operano migliorando anche alcuni aspetti relazionali e comportamentali.
L’elemento saliente non risulta essere il diagramma di flusso o la VSM ma bensì il percorso che viene fatto per poter essere realizzata. Grazie al convolgimento totale di tutte le figure principali risalteranno una serie di aspetti che altresì non potrebbero mai essere presi in considerazione o capiti o evidenziati.